Muitos microempreendedores individuais acreditam que a única obrigação fiscal de sua empresa resume-se ao pagamento do boleto DAS mensal e à entrega da Declaração Anual do Simples Nacional (DASN-SIMEI) no mês de maio. No entanto, a legislação federal impõe uma rotina de controle contínuo que não pode ser negligenciada: o preenchimento do Relatório Mensal das Receitas Brutas do MEI. Previsto de forma expressa no artigo 106 da Resolução do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) nº 140/2018, em consonância com o artigo 26, parágrafo 6º, da Lei Complementar nº 123/2006, esse documento é indispensável para comprovar a regularidade fiscal do negócio e assegurar que a apuração do faturamento anual não contenha erros.
O objetivo central deste guia prático é detalhar a estrutura desse relatório, explicar passo a passo a forma correta de preenchimento de cada um de seus campos, esclarecer os prazos legais de guarda documental e demonstrar como essa rotina mensal simplifica radicalmente a elaboração da declaração anual, evitando autuações e desenquadramentos involuntários.
O Que Diz a Legislação: Base Legal e Finalidade do Relatório
A Lei Geral da Micro e Pequena Empresa (Lei Complementar nº 123/2006) desobrigou o microempreendedor individual de manter contabilidade formal completa, como livros diário e razão autenticados em junta comercial. Essa simplificação burocrática, no entanto, não significa ausência de escrituração. A lei estabeleceu controles simplificados para assegurar que a empresa permaneça dentro dos limites de faturamento do regime e que as transações comerciais possam ser comprovadas perante os órgãos de fiscalização.
O artigo 106 da Resolução CGSN nº 140/2018 regulamenta com precisão o formato e o calendário dessa obrigação acessória:
"Art. 106. O MEI deverá comprovar a receita bruta mediante o preenchimento, até o dia 20 (vinte) do mês subsequente àquele em que tiver auferido a receita, do Relatório Mensal das Receitas Brutas de que trata o Anexo X desta Resolução, ao qual deverão ser anexados os documentos fiscais comprobatórios das entradas de mercadorias e serviços tomados, bem como os documentos fiscais relativos às saídas e aos serviços prestados que houver emitido."
Percebe-se, portanto, que a obrigação não se restringe a uma anotação avulsa. O microempreendedor deve manter a folha do relatório devidamente preenchida e grampear ou anexar em pasta física ou pasta digital todas as notas fiscais de compra (entradas de insumos e mercadorias) e todas as notas fiscais emitidas (saídas de mercadorias ou prestação de serviços).
Estrutura do Relatório: Os Seis Blocos de Faturamento
O modelo oficial disponibilizado pelo Portal do Empreendedor e anexado à Resolução CGSN nº 140/2018 é dividido em categorias econômicas e tipos de transação. Para preenchê-lo sem falhas, o empreendedor deve separar as receitas de acordo com o segmento de atuação da empresa:
| Seção do Relatório | Tipo de Atividade | Com Documento Fiscal | Sem Documento Fiscal |
|---|---|---|---|
| Revenda de Mercadorias (Comércio) | Venda de produtos fabricados por terceiros | Notas fiscais emitidas (NF-e ou NFC-e) | Vendas a pessoas físicas sem exigência de NF |
| Venda de Produtos Industrializados (Indústria) | Fabricação própria, artesanato, confecção ou alimentos | Notas fiscais emitidas para PJ ou PF | Vendas a consumidores finais PF sem emissão de NF |
| Prestação de Serviços em Geral | Reparos, consultoria, suporte, estética, transporte | Notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e) | Serviços prestados a pessoas físicas sem NF |
Para cada um desses três setores de atividade, existem duas linhas obrigatórias de registro:
- Receita com documento fiscal: soma exata de todos os valores das notas fiscais emitidas para empresas (pessoas jurídicas) ou para pessoas físicas que exigiram a emissão do documento no mês de referência.
- Receita sem documento fiscal: total recebido em dinheiro, cartão de crédito, débito ou Pix originado de vendas ou serviços prestados diretamente para pessoas físicas em que não houve emissão de nota fiscal, situação autorizada pela legislação tributária.
Passo a Passo Para o Preenchimento Mensal
Para manter o controle impecável e evitar acúmulo de trabalho no final do ano, siga este roteiro mensal estruturado:
- Separação dos extratos e comprovantes: entre o dia 1º e o dia 10 de cada mês, reúna o extrato bancário da conta jurídica (PJ), o relatório consolidado da máquina de cartão de crédito e as notas fiscais de serviços e produtos emitidas no mês anterior.
- Identificação das vendas sem nota: verifique o montante recebido via Pix e dinheiro vivo que correspondeu a vendas diretas ao consumidor final pessoa física sem nota fiscal. Lembre-se de que os dados de maquininhas de cartão e Pix são repassados automaticamente pelos bancos e adquirentes à Receita Federal via DIMP (Declaração de Informações sobre Meios de Pagamentos), não podendo haver omissão desses valores.
- Preenchimento dos valores por linha: transfira os totais apurados para as linhas correspondentes do formulário oficial. Se a sua empresa é exclusivamente prestadora de serviços, as linhas de comércio e indústria ficarão com valor zero (R$ 0,00).
- Cálculo do subtotal por atividade: some as vendas com documento fiscal e sem documento fiscal de cada atividade econômica.
- Cálculo da receita bruta total: realize a soma final de todas as atividades do mês e preencha o campo do total geral.
- Assinatura e data: assine o relatório, date com dia anterior ou igual ao dia 20 do mês subsequente e guarde-o na pasta fiscal da empresa.
Regras de Emissão de Nota Fiscal Para o MEI
Uma dúvida recorrente entre os microempreendedores diz respeito à obrigatoriedade de emissão de nota fiscal. O artigo 106, parágrafo 1º, da Resolução CGSN nº 140/2018 estabelece regras cristalinas sobre quando a emissão é obrigatória e quando é facultativa:
| Destinatário da Venda ou Serviço | Obrigatoriedade da Nota Fiscal | Observações Importantes |
|---|---|---|
| Pessoa Jurídica (Empresas ou Órgãos Públicos) | Obrigatória em 100% dos casos | A emissão de NF-e ou NFS-e é sempre exigida, mesmo que o cliente seja outra MEI. A única exceção é se o comprador emitir nota de entrada. |
| Pessoa Física (Consumidor Final) | Dispensada por lei | O MEI não precisa emitir nota para consumidor final pessoa física, exceto se o consumidor solicitar expressamente o documento. |
| Compras e Insumos Adquiridos | Guarda obrigatória | O MEI deve exigir e arquivar as notas fiscais de todas as mercadorias e materiais que adquirir para sua atividade comercial ou operacional. |
Mesmo nas vendas para pessoa física em que a emissão da nota fiscal é dispensada, o valor recebido deve obrigatoriamente constar na linha de receitas sem documento fiscal do relatório mensal. Omitir faturamento auferido por meios eletrônicos (Pix e cartão) gera inconsistências fiscais imediatas com as informações enviadas pelas instituições financeiras.
O Prazo de Guarda de 5 Anos e Riscos da Inadimplência
O artigo 106 da Resolução CGSN nº 140/2018 determina de forma expressa que o MEI deve conservar os relatórios mensais e todos os documentos comprobatórios das receitas e das despesas durante o prazo decadencial de 5 anos. Esse prazo é contado a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado.
A não observância dessa regra acarreta consequências graves em auditorias do Fisco:
- Aplicação de penalidades pecuniárias: a falta de escrituração do relatório mensal sujeita o microempreendedor a multas previstas na legislação do Simples Nacional, que podem superar 50 reais por mês não registrado em caso de intimação formal.
- Risco de arbitramento de faturamento: sem os relatórios e os comprovantes de entradas e saídas, a autoridade fiscal tem prerrogativa para arbitrar a receita da empresa com base em movimentações bancárias, depósitos e compras de terceiros.
- Desenquadramento retroativo do regime MEI: se a fiscalização apurar que o faturamento real extrapolou os limites permitidos em exercícios passados e não havia escrituração idônea, o contribuinte será desenquadrado retroativamente, sendo cobrado de impostos como Microempresa (ME) acrescidos de juros Selic e multa de mora de até 75%.
Como o Relatório Mensal Facilita a Declaração Anual DASN-SIMEI
A entrega da DASN-SIMEI, obrigatória até o último dia útil de maio de cada ano, exige apenas três dados principais do microempreendedor: o valor da receita bruta de comércio e indústria, o valor da receita bruta de serviços prestados e se houve ou não contratação de funcionário com carteira assinada no período.
Para quem preencheu o Relatório Mensal das Receitas Brutas com rigor ao longo dos doze meses do ano anterior, o preenchimento da DASN-SIMEI leva menos de cinco minutos: basta somar as 12 folhas de relatório e inserir o total acumulado de comércio e indústria em um campo e o total acumulado de serviços no outro. Por outro lado, o empreendedor que não mantém esse controle mensal é forçado a reconstruir um ano inteiro de transações financeiras sob pressão de prazo, com alta probabilidade de prestar declarações inexatas que podem colocá-lo na malha fina do Simples Nacional.
